Standardy Centrum Organizacji Pozarządowych

Poniżej przedstawiamy standardy Centrum Organizacji Pozarządowych w Elblągu.

PREAMBUŁA
W Elblągu istnieje niemal 300 organizacji pozarządowych, z czego 27 posiada status organizacji pożytku publicznego (stan na koniec roku 2005). Skupiają one najbardziej aktywnych obywateli, działających na rzecz łagodzenia problemów społeczności lokalnej oraz rozwoju społecznego miasta.
Organizacje elbląskie od kilku lat zmierzają do utworzenia silnego sektora pozarządowego, dysponującego zasobami ludzkimi i materialnymi, dysponującego wiedzą, umiejętnością tworzenia i realizacji projektów, umiejętnością przejmowania i realizacji zadań własnych samorządu. Stopniowo stają się coraz silniejszym partnerem dla sektora publicznego, uczą się współpracować, są głosem społeczności lokalnej.
Samorząd elbląski we współpracy z organizacjami pozarządowymi wypracował i wdrożył system współpracy opisany w dokumencie pod nazwą: „Zasady współpracy samorządowych władz Elbląga z organizacjami pozarządowymi" (przyjętym w 2004 roku).
Jednym z elementów tego systemu jest działalność ośrodka wspierającego organizacje pozarządowe - Centrum Organizacji Pozarządowych, zwanego w skrócie COP. Potrzeba jego uruchomienia spowodowana jest słabością sektora pozarządowego. Organizacje, na co dzień zabiegają o swoje sprawy, walczą o finansowe przeżycie. Bardzo często nie mają swojej siedziby, miejsca spotkań swoich członków, adresu do korespondencji, nie posiadają sprzętu biurowego, komputera oraz dostępu do Internetu. Potrzebują także doradztwa, szkoleń, informacji o zmianach prawnych dotyczących sektora pozarządowego. Brakuje im wiedzy na temat pozyskiwania środków finansowych na działalność statutową oraz brak umiejętności właściwego i skutecznego pisania projektów. Samorząd, poprzez zlecenie realizacji COP i finansowanie tego zadania, chce pomóc organizacjom w rozwiązywaniu tych trudności.
Elbląskie organizacje pozarządowe mają swoją reprezentację - jest nią Rada Elbląskich Organizacji Pozarządowych. Niemniej konieczne są działania na rzecz integracji sektora pozarządowego i organizacji wspólnych inicjatyw.
Elbląskie organizacje muszą być bardziej profesjonalne, zasobne i aktywne. Powinny poprzez swoją działalność wychodzić naprzeciw oczekiwaniom społeczności lokalnej. W tym celu samorząd elbląski tworzy narzędzie rozwoju sektora pod nazwą Centrum Organizacji Pozarządowych. Centrum poprzez różnorodne działania będzie pomagać organizacjom w realizacji ich celów oraz sprawi, iż staną się one bardziej samodzielne, elastyczne i kreatywne.

PODSTAWA PRAWNA
1.Ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r (Dz. U. 01.142.1591 z późn. zm.)
2.Ustawa o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998 r. (Dz. U. 98.91.578 z późn. zm).
3.Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U Nr 96 z 29 maja 2003 r.)
4.Zarządzenie Nr 311/2004 Prezydenta Miasta Elbląga z dnia 31 grudnia 2004 r. w sprawie uchwalenia Zasad współpracy pomiędzy samorządowymi władzami Elbląga a organizacjami pozarządowymi.
5.Strategia Rozwoju Elbląga na lata 2001-2015 przyjęta przez Radę Miasta Elbląga.

NAZWA ZADANIA
Centrum Organizacji Pozarządowych (w skrócie - COP)

MISJA I CEL ZADANIA
Misją Centrum Organizacji Pozarządowych jest wspieranie i aktywizowanie elbląskich organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców Elbląga.

Celem COP jest wspieranie organizacji pozarządowych poprzez:
1.stwarzanie warunków do działania organizacji pozarządowych, tj.:
- pomoc w tworzeniu organizacji
- pozyskiwanie i dystrybucja informacji na temat organizacji pozarządowych
- udostępnianie pomieszczeń i sprzętu
- udzielanie instruktażu obsługi sprzętu
- doradztwo - w tym prawne i księgowe
- udostępnianie adresu do korespondencji
- pomoc w nawiązywaniu kontaktów
- prowadzenie biblioteczki
- tworzenie i aktualizacja bazy danych o organizacjach pozarządowych
2.podnoszenie profesjonalizmu organizacji pozarządowych, tj.:
- szkolenia i seminaria specjalistyczne
- pomoc w budowaniu strategii
- szkolenia i warsztaty dla liderów
- spotkania informacyjne
- prowadzenie działań na rzecz rozpoznawania potrzeb organizacji
3.podnoszenie skuteczności organizacji pozarządowych w zdobywaniu funduszy, tj.:
- doradztwo
- szkolenia i seminaria specjalistyczne
- pomoc animatora w przygotowywaniu projektów
- gromadzenie informacji i informowanie o możliwościach pozyskiwania funduszy
- pomoc w znalezieniu partnerów lokalnych i zagranicznych
4.integrację sektora pozarządowego, tj.:
- obsługa Rady Elbląskich Organizacji Pozarządowych
- stworzenie strony Internetowej COP
- współorganizacja spotkań integracyjnych, kiermaszy, seminariów
- przygotowanie dorocznej konferencji organizacji pozarządowych
- prowadzenie kalendarza imprez
- propagowanie wspólnych działań organizacji pozarządowych - zapobieganie rozpraszaniu się imprez, a co za tym idzie odbiorców (społeczności)
- pomoc w tworzeniu reprezentacji branżowych i partnerstw środowiskowych
5.promocję sektora pozarządowego, tj.:
- kampanie medialne promujące III sektor
- edukację społeczeństwa na temat III sektora
- współpracę z mediami
- pomoc w nawiązywaniu kontaktów między organizacjami
6.budowanie „pomostu" między sektorami: administracją samorządową, biznesem i sektorem pozarządowym,
7.współpraca z Urzędem Miasta , tj.:
- konsultacja ofert na realizację zadań publicznych
- przekazywanie do Pełnomocnika Prezydenta ds. Organizacji Pozarządowych potrzeb organizacji oraz informacji z III sektora
- przekazywanie aktualizowanej bazy danych o elbląskich organizacjach pozarządowych
- współorganizacja dorocznej konferencji plenarnej

ZAKRES ZADANIA
Zakres podmiotowy
Odbiorcami usługi będą:
- elbląskie organizacje pozarządowe,
- osoby zainteresowane działalnością III sektora,
- osoby współpracujące z organizacjami pozarządowymi.

Zakres rzeczowy
COP powierzone zadanie realizowało będzie poprzez: pozyskiwanie i dystrybucję informacji, doradztwo w zakresie sektora pozarządowego, organizowanie szkoleń, spotkań informacyjnych, seminariów specjalistycznych, pomoc animatora w przygotowywaniu projektów, wsparcie lokalowe i techniczne, działania promujące III sektor oraz inne zadania, które pomogą organizacjom rozwinąć się i umocnić swoją pozycję.
Z zasobów lokalowych i technicznych COP mogą korzystać tylko organizacje pozarządowe lub grupy inicjatywne. Wyklucza się użyczanie pomieszczeń i sprzętu osobom fizycznym. Osoby fizyczne mogą otrzymać informację i doradztwo w zakresie organizacji pozarządowych.

Zakres przestrzenny
Powiat grodzki elbląski

SPECYFIKACJA I WARUNKI SPEŁNIENIA USŁUGI
Centrum Organizacji Pozarządowych powinno być zlokalizowane w centrum miasta, tak, aby był do niego łatwy dojazd środkami komunikacji publicznej.
Budynek, w którym będzie się mieścił COP, powinien być dostępny dla osób niepełnosprawnych, a samo COP musi być przystosowane do obsługi osób niepełnosprawnych.
Godziny otwarcia COP:
- poniedziałek-piątek od 10.00 do 18.00,
- sobota od 10.00-16.00.
Istnieje możliwość korzystania z pomieszczeń COP w innych godzinach, po uprzednim umówieniu się z koordynatorem.
COP powinno składać się z następujących pomieszczeń:
- 2 sal szkoleniowych na 20-30 osób pomieszczeń wielkości min. 40 m kw.,
- 2 pomieszczeń biurowych dla pracowników COP o wielkości min. 8 m kw. - pomieszczenie dla poradnika, gdzie również prowadzone będą porady, oraz pomieszczenie dla koordynatora,
- zaplecza socjalnego - kuchni lub aneksu kuchennego o powierzchni co najmniej 8 m kw. zawierającego zlew, szafkę z naczyniami dla 60 osób, kuchenkę mikrofalową, 2 czajniki elektryczne, lodówkę,
- wc - 2 pomieszczenia, w tym jedno przystosowane dla osób niepełnosprawnych, każde zawierające muszlę klozetową i umywalkę. Powierzchnia wc dla niepełnosprawnych musi zapewniać manewr wózkiem inwalidzkim,
- szatni lub wydzielonego miejsca w holu, w którym będą znajdowały się wieszaki na odzież,
- holu z szafkami (minimum 15 szafek),
- pokoju spotkań dla kilku (3-5) osób,
- biblioteki z czytelnią, umiejscowionej w sali szkoleniowej, w której znajdują się komputery z dostępem do Internetu (przynajmniej 3 zestawy komputerowe, w standardzie rekomendowanym - 5).
Praca biblioteki: wypożyczanie książek lub innych pozycji odbywać się będzie za pobraniem kaucji zwrotnej. Konieczne jest prowadzenie katalogów pozycji i kart czytelników. Najbardziej wartościowe pozycje będą udostępniane tylko do czytania na miejscu. Istnieje możliwość skorzystania z kserokopiarki, w celu wykonania kopii interesujących czytelnika treści. Czytelnia musi mieć minimum 5 miejsc dla czytelników. Biblioteka z czytelnią będą czynne 1 raz w tygodniu przez 4 godziny.
Poza dyżurami biblioteki w pomieszczeniu tym będą udzielane porady prawne i księgowe.
W standardzie rekomendowanym, COP dodatkowo powinno posiadać:
- Salę konferencyjno-szkoleniową na 60 osób, o powierzchni ok. 60 m kw.
- Klubo-kawiarenkę z bufetem, w której pracownicy organizacji pozarządowych mogliby urządzać mniej oficjalne spotkania, między innymi wieczorki poezji itd.
- 5 pomieszczeń biurowych na biura dla nowo powstałych organizacji pozarządowych, tzw. „inkubator organizacji pozarządowych", każde biuro o powierzchni ok. 8 m kw.
Wszystkie pomieszczenia zarówno w standardzie minimalnym i rekomendowanym muszą być w dobrym stanie technicznym; czyste, oświetlone zgodnie z zasadami bhp oraz odpowiednio wyposażone - tzn.:
- sale szkoleniowe muszą być wyposażone w sposób, który umożliwi przebywanie w niej co najmniej 20 osób; muszą być wyposażone w stoły, krzesła, projektor multimedialny, flipchart. Okna muszą mieć zasłony lub żaluzje.
- każde biuro musi być wyposażone w: biurko dla pracownika, krzesło, szafkę, 2 regały, 1 telefon. Każdy pracownik musi mieć dostęp do faxu, komputera z drukarką i dostępem do Internetu, kserokopiarki, bindownicy, skanera.
- zaplecze socjalne - stanowić będzie pomieszczenie wyposażone w lodówkę, kuchenkę mikrofalową, zestaw naczyń (talerzyki, talerze, sztućce) dla minimum 60 osób, 12 termosów, 3 czajniki.

Kadra COP
1.Poradnik - zatrudniony na pełny etat.
W zakres jego obowiązków wchodzi:
a) pomoc w tworzeniu organizacji pozarządowych (informacje ogólne, przykłady statutów, formularze KRS niezbędne do rejestracji itp. W kwestiach wymagających porady prawnika - konsultuje się z prawnikiem podczas jego dyżurów w COP).
b) udzielanie informacji z zakresu:
- wiedzy o COP i pomocy jaką może oferować,
- podstawowej wiedzy na temat wewnętrznych i zewnętrznych źródeł i narzędzi pomocy, jaką można oferować klientowi (znajomość zasobów innych organizacji i instytucji wspierającej sektor pozarządowy),
- wiedzy ogólnej o trzecim sektorze,
- podstawowej wiedzy o aspektach prawno-formalnych działania organizacji (np. ustawa o fundacjach, stowarzyszeniach),
- wiedzy o źródłach finansowania dla organizacji.
c) udzielanie porad z zakresu:
- planowania programów i projektów
- strategii pozyskiwania funduszy
- opracowania wniosków o dotacje
- zasad działania organizacji pozarządowej
- współpracy organizacji pozarządowych z władzą publiczną
d) uczestniczenie w szkoleniach zewnętrznych, seminariach, konferencjach, spotkaniach,
e) konsultacje projektów zgłaszanych przez organizacje
f) pomoc w budowaniu strategii organizacji pozarządowych
g) kojarzenie partnerów
h) prowadzenie spotkań informacyjnych (w roku min. 2 spotkania po 3 godziny)
i) udzielanie instruktażu obsługi sprzętu wypożyczanego z COP
j) gromadzenie informacji i dystrybucja materiałów informacyjnych (broszury, ulotki, publikacje itp.)
Poradnik powinien posiadać wykształcenie wyższe, minimum 3 letnie doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej.
Ponadto powinien być zorganizowany, systematyczny, posiadać cechy osobowościowe, które pozwalają na szybkie nawiązywanie kontaktów z ludźmi, potrafić przekazywać posiadaną wiedzę, zachęcać organizacje do systematycznej pracy, być osobą otwartą na poznawanie nowych kwestii, nawet różnych od kierunku swojego wykształcenia, powinien stale podnosić swoje kwalifikacje, posiadać wiedzę z zakresu funduszy europejskich, pozyskiwania funduszy, pracy z samorządem, posiadać dobrą znajomość jednego z języków: angielskiego, niemieckiego lub rosyjskiego. Znajomość innych języków obcych będzie dodatkowym atutem.
2.Koordynator - osoba zatrudniona na pełny etat. W zakres jego obowiązków wchodzi:
a) Organizowanie pracy COP
b) zarządzanie finansami COP - wspólnie z księgową
c) organizacja spotkań, seminariów, konferencji, szkoleń
d) świadczenie usług informacyjnych i doradczych w podstawowym zakresie
e) przygotowywanie kampanii medialnych
f) nawiązywanie kontaktów z organizacjami
g) udostępnianie pomieszczeń
h) wypożyczanie i odbieranie sprzętu
i) aktualizowanie bazy danych organizacji
j) aktualizacja strony Internetowej COP
k) prowadzenie spotkań informacyjnych (w roku min. 2 spotkania po 3 godziny)
l) stała współpraca z pełnomocnikiem prezydenta ds. organizacji pozarządowych
Koordynator powinien posiadać wykształcenie wyższe, minimum 3 letnie doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej.
Ponadto powinien być dobrym animatorem i organizatorem, posiadać cechy osobowościowe, które pozwalają na szybkie nawiązywanie kontaktów z ludźmi, potrafić przekazywać posiadaną wiedzę, zachęcać organizacje do systematycznej pracy, być osobą chcącą poznawać nowe kwestie, nawet różne od kierunku swojego wykształcenia, stale podnosić swoje kwalifikacje, posiadać wiedzę z zakresu funduszy europejskich, pozyskiwania funduszy, pracy z samorządem, posiadać dobrą znajomość jednego z języków: angielskiego niemieckiego lub rosyjskiego. Znajomość innych języków obcych będzie dodatkowym atutem.
3. Poradnik zewnętrzny - osoba o wykształceniu prawniczym, specjalizująca się w organizacjach pozarządowych - dyżury 1 raz w tygodniu po 2 godziny.
4. Poradnik zewnętrzny - osoba o wykształceniu księgowym, specjalizująca się w rachunkowości organizacji pozarządowych, rozliczaniu projektów - dyżury 1 raz w tygodniu po 2 godziny.
5. Szkoleniowcy - do przeprowadzenia w ciągu roku:
8 szkoleń po 6 godzin (48 godz.)
Tematyka szkoleń i spotkań informacyjnych zostanie określona na podstawie badań ankietowych przeprowadzonych wśród organizacji pozarządowych.
Szkoleniowcy powinni być specjalistami w danej dziedzinie, powinni mieć doświadczenie w prowadzeniu szkoleń dla organizacji pozarządowych oraz posiadanie certyfikatów będzie dodatkowym atutem.
6. prowadzenie księgowości - osoba zatrudniona na ¼ etatu lub umowę zlecenie - do jej obowiązków będzie należało prowadzenie księgowości COP,
7. sprzątanie - 2 godziny dziennie, osoba zatrudniona na umowę zlecenie lub utrzymanie czystości w biurze zostanie zlecone firmie zewnętrznej,
8. konserwacja sprzętu - osoba zatrudniona na umowę zlecenie lub umowę o dzieło - 2 godziny tygodniowo,
9. usługi informatyczne - osoba zatrudniona na umowę zlecenie 4 godziny tygodniowo lub opieka informatyczna COP zostanie zlecona firmie zewnętrznej
W standardzie rekomendowanym w COP powinien pełnić dyżury tłumacz języka migowego.

PROCEDURY STOSOWANE PRZY REALIZACJI USŁUG
A. Udostępnianie pomieszczeń i sprzętu Centrum Organizacji Pozarządowych
1. Z pomieszczeń COP mogą korzystać do realizacji swoich celów statutowych: organizacje pozarządowe, grupy inicjatywne, grupy nieformalne działające na terenie Elbląga.
2. Użyczanie pomieszczeń na spotkania:
a. pomieszczenia COP udostępniane są nieodpłatnie organizacjom do realizacji ich celów statutowych. Ponadto istnieje możliwość użyczania pomieszczeń grupom nieformalnym na przedsięwzięcia o charakterze kulturalnym i miastotwórczym;
b. czas udostępniania pomieszczeń COP na spotkania dla organizacji: od poniedziałku do piątku w godzinach. 8.00-18.00, w soboty w godz. 10.00-18.00. W uzasadnionych sytuacjach możliwe jest korzystanie z pomieszczeń Centrum po godz. 18.00 po uzgodnieniu z Koordynatorem;
c. organizacje ubiegające się o przydział czasu na spotkania w COP składają „Zapotrzebowanie" w formie pisemnej na specjalnym formularzu. „Zapotrzebowanie" powinno być złożone co najmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem w stosunku do planowanego spotkania;
d. jeśli udostępnienie pomieszczeń nie jest możliwe w terminie zgłoszonym w „Zapotrzebowaniu", Koordynator proponuje i uzgadnia z organizacją inny, dogodny termin;
e. w przypadku odwołania spotkania ustalonego w „Zawiadomieniu", Użytkownik każdorazowo powiadomi pracownika COP o tym fakcie, z możliwie jak największym wyprzedzeniem;
f. organizacje użytkują pomieszczenia COP na podstawie pisemnego „Porozumienia" podpisywanego przez upoważnionego przedstawiciela organizacji i Koordynatora;
g. organizacje są zobowiązane do przestrzegania ustalonych godzin spotkań oraz pozostawienia porządku w lokalu „Centrum" po spotkaniach (umycie naczyń, poustawiane stoły i krzesła, zamieciona sala spotkań itp.);
h. organizacje mają możliwość korzystania z kuchni w celu zrobienia kawy i herbaty itp., produkty żywnościowe, kawę, herbatę organizacja dostarcza we własnym zakresie;
i. harmonogram spotkań i imprez jest wywieszony w COP;
j. na rozpoczęcie i zakończenie spotkania Użytkownik dokonuje wpisu do dziennika ewidencji spotkań, znajdującego się w biurze COP.
3. Obsługę COP zapewniają: Koordynator i Poradnik oraz upoważnieni wolontariusze.
4. Pracownicy oddelegowani do obsługi pomieszczeń COP ponoszą odpowiedzialność materialną za lokal i znajdujące się w nim wyposażenie.
5. Urządzenia znajdujące się w lokalu przeznaczone są do bezpośredniego wykorzystania jedynie przez obsługę COP, z wyjątkiem oznakowanych urządzeń udostępnionych do ogólnego użytkowania.
6. Organizacje mają możliwość wypożyczania sprzętu szkoleniowego na potrzeby realizowanych przez siebie działań statutowych. Można wypożyczyć: rzutnik, rzutnik multimedialny, tablicę szkoleniową, głośniki ze wzmacniaczem, laptop.
7. W przypadku wypożyczenia urządzeń przez organizacje, upoważniony przedstawiciel organizacji podpisuje „Umowę wypożyczenia", w której wypożyczający zobowiązuje się m.in. do zwrotu sprzętu w określonym terminie i w nie pogorszonym stanie. Przed wypożyczeniem sprzętu pracownicy COP instruują w zakresie obsługi sprzętu.
8. COP w godzinach pracy udostępnia zainteresowanym organizacjom możliwość korzystania z trzech komputerów z Internetem.
9. Organizacje i osoby korzystające z pomieszczeń COP są zobowiązane do przestrzegania wewnętrznych przepisów porządkowych i do podporządkowania się zarządzeniom obsługi.
10. W pomieszczeniach COP obowiązuje zakaz palenia tytoniu i spożywania alkoholu.
11. Użytkownik zobowiązany jest przekazać pomieszczenia w stanie nie pogorszonym i ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w okresie ich użytkowania.
12. Wynajmujący zastrzega sobie - w wyjątkowych przypadkach - prawo odwołania spotkania i zobowiązuje się do powiadomienia o tym fakcie Użytkownika, z możliwie jak największym wyprzedzeniem i uzgodnienia z nim terminu zastępczego.
13. W przypadku nieprzestrzegania zasad korzystania z pomieszczeń COP przez Użytkownika, Wynajmujący ma prawo niezwłocznie odstąpić od „Porozumienia", powiadamiając Użytkownika o tym fakcie na piśmie.
14. W celu korzystania z adresu korespondencyjnego COP organizacje podpisują umowę, w której COP zobowiązuje się do odbierania korespondencji i starannego jej przechowywania w biurze COP, a organizacje zobowiązują się do samodzielnego odbioru korespondencji.
B. Świadczenie usług informacyjnych, doradczych i szkoleniowych w Centrum Organizacji Pozarządowych
1. Z usług informacyjnych, doradczych i szkoleniowych COP mogą korzystać - w celu realizacji swoich celów statutowych: organizacje pozarządowe, grupy inicjatywne, grupy nieformalne działające na terenie Elbląga oraz osoby fizyczne zainteresowane działalnością sektora pozarządowego (studenci, pracownicy naukowi, potencjalni wolontariusze itp.). Z ww usług nie mogą korzystać osoby, których celem jest przetwarzanie pozyskanych informacji na cele komercyjne.
2. Ww usługi prowadzą pracownicy COP: przede wszystkim poradnicy i koordynator. W uzasadnionych przypadkach podstawowe usługi informacyjne i poradnicze może świadczyć również doświadczony wolontariusz.
3. Usługi informacyjne prowadzone są w sposób stały. Usługi poradnicze i poradnictwo specjalistyczne wymagają uprzedniego umówienia się na określony dzień i godzinę.
4. Poradnik w miarę możliwości kseruje potrzebne dla korzystającego materiały (nie więcej niż 3 strony formatu A4), bądź przekazuje materiały informacyjne.
5. W razie potrzeby poradnik lub koordynator udziela instrukcji w zakresie podstawowej obsługi Internetu oraz pomaga korzystającym z Internetu w wyszukaniu potrzebnej informacji.
6. W celu wysyłki bieżących informacji pocztą elektroniczną, pracownicy COP tworzą, rozszerzają i aktualizują bazę adresów mailowych zainteresowanych organizacji i osób. Przesyłka informacji tą drogą następuje każdorazowo po otrzymaniu przez COP informacji, którymi mogą być zainteresowane elbląskie organizacje. Wysyłka taka następować będzie co najmniej dwa razy w tygodniu.
7. Szkolenia oraz spotkania informacyjne odbywać się będą w siedzibie COP w godzinach przedpołudniowych. W uzasadnionych przypadkach - w godzinach popołudniowych.
8. O uczestnictwie w szkoleniach decyduje kolejność zgłoszeń.

ZASADY MONITORINGU I EWALUACJI REALIZOWANEJ USŁUGI
Monitoring prawidłowości realizacji zadania odbywał się będzie przez:
1. Prowadzenie rejestru udzielonych informacji, porad, wysyłek informacji pocztą elektroniczną.
2. Prowadzenie rejestru szkoleń, spotkań, konferencji itd. zorganizowanych przez COP lub w pomieszczeniach COP,
3. Prowadzenie rejestru osób korzystających ze sprzętu będącego na wyposażeniu COP,
4. Raz w miesiącu koordynator sporządza sprawozdanie z pracy COP - sprawozdanie to przekazuje do pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych,
5. Raz na kwartał koordynator składa sprawozdanie zarządowi stowarzyszenia prowadzącemu COP,
6. Raz w roku Rada Elbląskich Organizacji Pozarządowych wspólnie z pełnomocnikiem prezydenta ds. organizacji pozarządowych dokonuje ewaluacji zadania,
7. Ankietowanie uczestników szkoleń,
8. Ankietowanie uczestników konferencji plenarnej,
9. Ankietowanie satysfakcji z poziomu otrzymanej usługi.

REGULACJE NADZWYCZAJNE
W przypadku skarg na poziom usług świadczonych przez COP, pierwszą instancją odwoławczą jest koordynator COP. Jeżeli spór nie zostanie załagodzony, sprawa zostanie skierowana do zarządu organizacji prowadzącej Centrum. W szczególnie trudnych przypadkach, zarząd organizacji prowadzącej COP, kieruje sprawę do pełnomocnika prezydenta ds. organizacji pozarządowych.

ZESPÓŁ STANDARYZACYJNY
Koordynator Maciej Bielawski - Stowarzyszenie ESWIP
Facylitator Anna Trzuskolas - Elbląska Rada Konsultacyjna Osób Niepełnosprawnych

SKŁAD ZESPOŁU
Maciej Pietrzak - Pełnomocnik prezydenta ds. organizacji pozarządowych
Arkadiusz Jachimowicz - Stowarzyszenie ESWIP
Adam Krauze - Hufiec ZHP Elbląg
Paweł Kulasiewicz - Stowarzyszenie Elbląg Europa
Teresa Bocheńska - Elbląska Rada Konsultacyjna Osób Niepełnosprawnych
Dariusz Ignatowicz - Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa
Krystyna Niedbalska-Konarczak - Towarzystwo Przyjaciół Dzieci
Halina Kalinowska - Liga Kobiet Polskich
Leokadia Prokurat - Liga Kobiet Polskich
Zenon Lecyk - Klub Sportowy „Olimpia"
Kinga Maruszczak - Stowarzyszenie Elbląg Europa
Marcin Rutkowski - Elbląski Klub Fantastyki „Fremen'
Jacek Wronkowski - Elbląski Klub Fantastyki „Fremen'
Alicja Tomczyk - Elbląskie Stowarzyszenie Amazonek
Krzysztof Grablewski - Regionalne Centrum Wolontariatu

RECENZENCI
Jerzy Boczoń - Fundacja Regionalne Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych w Gdańsku