Pan Marszałek odpowiada - c.d. Podejmijmy dialog i wspólnie poszukajmy rozwiązań

 

Rzeczywiście, język regulaminów konkursów, mimo podjętych przez instytucje systemu realizacji RPO WiM działań zaradczych, nadal wymaga uproszczenia. Mając świadomość tego faktu podejmują one działania mające na celu poprawę w tym zakresie. Podjęto prace nad uproszczeniem zapisów dokumentacji zgodnie z zasadami „prostego języka”, która zakłada przystępny sposób komunikacji z adresatami Programu. Problem ten jest postrzegany jako ogólnopolski, dlatego Ministerstwo Rozwoju organizuje cykl szkoleń z upraszczania języka dokumentacji konkursowej, w którym biorą udział pracownicy instytucji realizujących RPO WiM 2014-2020. Jest to jednak zadanie wyjątkowo trudne. Po pierwsze niezbędne elementy regulaminu naboru wskazuje Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020. 

Ponadto język dokumentów konkursowych determinowany jest ich rangą oraz formalnym charakterem. Konieczne jest w tym przypadku używanie precyzyjnego (prawniczego) języka. Są one opracowywane w oparciu o definicje i terminy zaczerpnięte z aktów prawnych oraz wytycznych, do których się odwołują. Ta istotna różnica w stosunku do poprzedniej perspektywy 

 finansowej, gdy miały one charakter poradnika, sprawia, że ich odbiór jest  i będzie trudniejszy.

Natomiast należy podkreślić, że w celu eliminacji błędów, w tym wzajemnie wykluczających się zapisów, regulaminy konkursów są weryfikowane wieloetapowo. W celu poprawy komunikatywności przekazu w regulaminach konkursów na projekty  współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego szczegółowo opisywany jest każdy typ operacji.

Zapewniam również, że dokumentacja konkursowa została ujednolicona w zakresie,  w jakim jest to możliwe. W opinii  Instytucji Zarządzającej zarówno różnice między  funduszami, zróżnicowanie instytucji zaangażowanych w realizację Programu, jak również specyfika konkursów nie pozwalają na zastosowanie jednego wzoru dokumentacji. Z kolei stosowanie zapisu „w przypadku sprzeczności Regulaminu z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, zastosowanie mają właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego” ma jedynie charakter przypominający, ponieważ jest zasadą ogólną wynikającą z przepisów prawa i obowiązuje niezależnie od zamieszczenia jej  w Regulaminie. 

 

 

Chciałbym podkreślić, że sieć PIFE jest jednym z narzędzi udostępniania niezbędnych informacji. Drugim, nie mniej ważnym, są spotkania informacyjne dla zainteresowanych. Z uwagi na ograniczone możliwości PIFE Instytucja Zarządzająca organizuje spotkania informacyjne przed i w trakcie każdego konkursu w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Mają one na celu rozwianie wątpliwości interpretacyjnych w odniesieniu do regulaminu. Podczas spotkań możliwe jest zgłoszenie wątpliwości czy błędów, a także zadawanie pytań. Na podstawie informacji zwrotnej uzyskanej podczas spotkania podejmowana jest decyzja o konieczności zmiany regulaminu w celu eliminacji błędów czy rozwiania zgłoszonych wątpliwości lub jej braku.

Jednocześnie uprzejmie informuję, że zgodnie z umową zawartą między ministrem właściwym ds. rozwoju regionalnego a Województwem nie jest możliwe wyspecjalizowanie się poszczególnych pracowników PIFE w programach (regionalnym lub krajowych), co oznacza, że każdy z nich dysponuje wiedzą ogólną na temat wszystkich tych programów. Tymczasem część spływających do PIFE pytań jest siłą rzeczy bardzo szczegółowa. Tego typu pytania wymagają odpowiedzi eksperta z instytucji ogłaszających konkursy (IOK), co wydłuża czas niezbędny na udzielenie odpowiedzi. W tym przypadku jednak zdecydowanie jako priorytet należy postrzegać jakość odpowiedzi, a nie jak najkrótszy termin jej udzielenia, oczywiście w ramach obowiązujących PIFE standardów.

Niektóre spływające do PIFE pytania są faktycznie prośbą o dokonanie interpretacji zapisów regulaminów konkursów. Z uwagi na fakt, że dokumenty te przejmują przepisy ustawy i wytycznych ministerialnych, nie jest możliwe dokonanie takiej interpretacji podczas rozmowy telefonicznej. Ten środek komunikacji nie gwarantuje precyzji przekazu. W takiej sytuacji nie jest więc również możliwe udzielenie natychmiastowej odpowiedzi. Dlatego na podstawie doświadczeń poprzednich naborów w przypadku EFS wprowadzono formularz pytań o treść regulaminu. Jego stosowanie z jednej strony przyspieszy uzyskanie odpowiedzi, z drugiej zagwarantuje ich precyzję i dostosowanie do potrzeb pytającego. Jednocześnie informuję, że sekcja często zadawanych pytań (FAQ) na stronie Programu jest na bieżąco aktualizowana.

W kwestii krótkich terminów na przygotowanie aplikacji projektowej należy zaznaczyć, że Instytucja Zarządzająca ogłaszając harmonogram naborów na dany rok, informuje potencjalnych Beneficjentów o możliwości dofinansowania danego obszaru wsparcia. Jest to moment na rozpoczęcie prac nad przygotowaniem aplikacji. Ponadto na 30 dni przed uruchomieniem konkursu publikowane są wszystkie niezbędne dokumenty, a sam nabór trwa średnio kolejne 14 dni. Czas na przygotowanie wniosku nie jest więc krótki. Zachęcam wszystkich zainteresowanych o nieodkładanie wyjaśniania kwestii kluczowych na ostatnie dni naboru, ponieważ wówczas faktycznie uzyskanie odpowiedzi w przypadku skompilowanych i indywidualnych kwestii może okazać się bardzo trudne. Będę zobowiązany za przekazanie przez Radę tej informacji organizacjom z nią współpracującym.

 

Podsumowując chciałbym Pana poinformować, że z badań przeprowadzonych na zlecenie Ministerstwa Rozwoju wyłania się pozytywny obraz jakości pracy PIFE w województwie warmińsko-mazurskim. W 2015 r. we wszystkich PIFE w kraju przeprowadzono badanie typu „tajemniczy klient”. Województwo warmińsko-mazurskie uzyskało w nim 76,5% punktów, co oznacza, że znalazło się w gronie czterech najlepiej ocenionych województw, których PIFE przeszło weryfikację z wynikiem pozytywnym.

 

 

Dziękuję za te spostrzeżenie. Za swojej strony zapewniam, że stale wprowadzane są usprawnienia mające na celu podnoszenie jakości spotkań informacyjnych. To właśnie informacja zwrotna od uczestników nam to umożliwia. Bazując na doświadczeniach przeprowadzonych konkursów wprowadzono działania podnoszące jakość spotkań poprzez dodanie prezentacji na temat najczęściej popełnianych błędów. Ponadto w programie każdego z nich przewiduje się czas na pytania uczestników.Jednak wspomniane przez Pana spotkania informacyjne, organizowane przez IOK, służą przede wszystkim przekazaniu informacji o danym konkursie. Oprócz doświadczonych wnioskodawców uczestniczą w nich również przedstawiciele instytucji, które po raz pierwszy przygotowują się do aplikowania o środki RPO WiM 2014-2020 (co instytucje sytemu realizacji Programu stwierdzają na podstawie zgłoszeń), dlatego też poziom spotkań musi być dostosowany do potrzeb różnych odbiorców.  Spotkania te nie mają i nie będą miały charakteru doradczego, ponieważ nie jest to możliwe. Pracownicy IOK uczestniczą w ocenie wniosków o dofinansowanie, dlatego też nie mogą doradzać w procesie  ich przygotowywania. Działanie takie nosiłoby znamiona konfliktu interesów i jest postrzegane jako niedopuszczalne.Jednocześnie podczas każdego spotkania uczestnicy wypełniają ankiety satysfakcji. Wyłania się z nich pozytywny odbiór szkoleń przez zdecydowaną większość osób biorących  w nich udział – średnia ocena spotkania to 4,7 na 6 możliwych punktów, a 74% uczestników stwierdziło, że zakres tematyczny omawianego materiału był odpowiedni.

 

 

Podzielam spostrzeżenie, że formuła Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego sprawdziła się w poprzedniej perspektywie finansowej. Jednak rezygnacja  z usług doradczych ROEFS to decyzja, która zapadła na poziomie kraju.  Jest ona wynikiem zmiany koncepcji informacji i promocji programów operacyjnych  w Polsce, która zadanie to powierzyła PIFE. Sieć odpowiada za całość działań informacyjno-promocyjnych. Jednocześnie informuję, że Instytucja Zarządzająca RPO WiM 2014-2020  w najbliższym czasie zorganizuje szkolenia prowadzone przez zewnętrznych ekspertów, którzy będą pomagali rozwijać pomysły na projekty. Z kolei na czerwiec 2016 r. zaplanowano konferencję, podczas której odbędą się równoległe, tematyczne panele  dyskusyjne  z ekspertami IOK.

 

 

Uprzejmie informuję, że instytucje sytemu realizacji Programu na bieżąco dostosowują liczbę i tematykę szkoleń do etapu wdrażania Programu. Warto podkreślić, że na przykład Departament Europejskiego Funduszu Społecznego obecnie realizuje szkolenia dla beneficjentów m.in. w zakresie zasady dokonywania zakupów w projektach EFS w aspekcie ustawy PZP i zasady konkurencyjności oraz kwalifikowalności wydatków w ramach EFS. W miarę podpisywania kolejnych umów o dofinansowanie planowane  są szkolenia dotyczące najważniejszych obowiązków beneficjentów (obszary generujące największe ryzyko popełnienia błędów). Z kolei do końca czerwca br. planowane jest przeprowadzenie przez Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 16 spotkań na temat przygotowania dokumentów niezbędnych do aplikowania o dofinansowanie projektu oraz kwalifikowalności wydatków. Ponadto odbędą się spotkania informacyjne na temat rozliczania projektów. Zaplanowano 21 spotkań, po jednym w każdym powiecie. Podsumowując oferta jest stale poszerzana.

 

 

Opisane przez Pana problemy zidentyfikowane podczas pierwszych naborów dotyczące wydajności, czy też pól słownikowych w aplikacji LSI MAKS2 zostały wówczas wyeliminowane z sukcesem.  Co istotne nasi beneficjenci mają dostęp do elektronicznego wsparcia technicznego, tzw. „helpdesku”, przez który można zgłaszać uwagi dotyczące funkcjonowania aplikacji, na które reagujemy szybko. Na spotkaniach z beneficjentami  przybliżane są zasady działania systemu LSI MAKS2 oraz jego podstawowe funkcjonalności. Jednakże chciałbym podkreślić, że aplikacja LSI MAKS2 oparta jest na popularnej technologii generatora online, która nie wymaga od użytkownika instalowania oprogramowania. Umożliwiają one jednocześnie zapisanie niedokończonego wniosku i wielokrotne powroty do niego, a także uzupełnianie go. Dlatego też nie jest planowana zmiana w tym zakresie.

 

Podsumowując odbieram bardzo pozytywnie Państwa aktywność w omawianej sferze. Wiele uwag dotyczy początkowego etapu realizacji Programu oraz pierwszych naborów. Podejmowane na bieżąco przez Instytucję Zarządzającą działania zaradcze doprowadziły do eliminacji znacznej części ze wskazanych w piśmie utrudnień. Mam nadzieję, że udało mi się rozwiać Pana wątpliwości i liczę na dalszą dobrą współpracę.

 

 

 

Natomiast pismo przedstawionę przez Radę mogą Państwo przeczytać jeszcze raz  klikając w poniższy link